lo standard per le moderne sale riunioni

Le sale riunioni sono cambiate. Laddove un tempo erano sufficienti un proiettore e un tavolo da conferenza, oggi ci si aspettano presentazioni spontanee, videoconferenze e workshop ibridi. I collaboratori si alternano tra ufficio e home office, i clienti si collegano digitalmente e le informazioni devono poter essere condivise facilmente in qualsiasi momento.

Con queste nuove esigenze aumentano anche le aspettative nei confronti della tecnologia utilizzata. Deve funzionare in modo affidabile, essere intuitiva da usare e adattarsi in modo flessibile a diversi scenari di utilizzo. Allo stesso tempo, le aziende desiderano soluzioni standardizzate che siano facili da gestire e da utilizzare a lungo termine.

Ma quali sono oggi i componenti effettivi di una moderna sala riunioni? I seguenti cinque elementi costituiscono la base per un ambiente di riunione professionale e a prova di futuro.

Ogni sala riunioni necessita di uno spazio centrale per presentazioni, videoconferenze e la modifica congiunta dei contenuti. A seconda delle dimensioni della sala e del caso d’uso, si ricorre a display di grande formato o a moderne soluzioni di proiezione.

Mentre i display convincono soprattutto nelle sale riunioni di piccole e medie dimensioni, i proiettori danno il meglio di sé in particolare con schermi di grandi dimensioni o in contesti di spazio flessibili. 

Altrettanto importante quanto la visualizzazione è la possibilità di portare i contenuti sullo schermo in modo rapido e semplice. Le moderne sale riunioni puntano quindi sempre più su soluzioni di presentazione wireless. Molti display attuali di SMART e le moderne soluzioni di proiezione di Epson supportano già standard di trasmissione wireless come Miracast e AirPlay. Ciò consente di condividere i contenuti direttamente dal proprio dispositivo, senza bisogno di hardware aggiuntivo.

Laddove i display o i proiettori non supportano Miracast o AirPlay, i sistemi di presentazione wireless rappresentano un complemento ideale. Con soluzioni come l’EShare W50, i contenuti possono essere trasmessi in modalità wireless a display o proiettori esistenti. In questo modo è possibile avviare le presentazioni senza adattatori o cavi aggiuntivi. 

Con i display interattivi di SMART, le soluzioni di proiezione professionali di Epson e le soluzioni di presentazione wireless di EShare, Ceconet offre soluzioni flessibili per i più svariati concetti di sale riunioni e requisiti di progetto.

Durante una riunione, le informazioni devono essere trasmesse in modo chiaro e comprensibile. Per questo motivo la qualità audio gioca un ruolo importante, in particolare nelle riunioni ibride, in cui non tutti i partecipanti si trovano nella stessa stanza.

I microfoni professionali garantiscono una trasmissione chiara della voce, mentre altoparlanti e amplificatori consentono una riproduzione uniforme in tutta la sala. In questo modo tutti i partecipanti possono prendere parte attivamente alla discussione, indipendentemente dal fatto che siano presenti in loco o in remoto.

Oltre alla qualità dei componenti utilizzati, anche l'acustica della sala gioca un ruolo importante. A seconda delle dimensioni e dell'utilizzo della sala, vengono impiegate diverse soluzioni: dai sistemi compatti di microfoni e altoparlanti per sale riunioni più piccole fino a soluzioni audio potenti per sale conferenze e aree riunioni più grandi. In questo modo si garantisce che tutti i partecipanti possano sempre capire e farsi capire chiaramente.

Con le soluzioni di altoparlanti di AUDAC, i microfoni di AV Access e AREC, nonché le soluzioni complementari di amplificatori e audio di Hall Research Technologies, Ceconet offre un ampio portafoglio per la progettazione e la realizzazione dei più svariati concetti di sale riunioni – dalle piccole huddle room alle sofisticate sale conferenze e di formazione.

La collaborazione ibrida è ormai uno standard. Per questo motivo, ogni sala riunioni dovrebbe essere predisposta per le videoconferenze.

Una telecamera di alta qualità garantisce che tutti i partecipanti siano chiaramente visibili. Le moderne soluzioni di videoconferenza offrono inquadrature automatiche, tracciamento intelligente dell'oratore e una perfetta integrazione con piattaforme come Microsoft Teams o Zoom. In questo modo, anche i partecipanti in remoto possono partecipare attivamente alla discussione su un piano di parità.

L'utilizzo diventa particolarmente comodo con le soluzioni BYOD, ovvero Bring Your Own Device. I collaboratori possono utilizzare il proprio notebook e accedere contemporaneamente alla tecnologia di telecamere, microfoni e altoparlanti presente nella sala riunioni. Con l'EShare W90 è possibile avviare facilmente una videoconferenza tramite un dongle. Inoltre, i contenuti possono essere condivisi in modo semplice tramite AirPlay o Miracast.

In combinazione con una soundbar per videoconferenze come l'AnyCo V8, si ottiene una pratica soluzione completa per riunioni ibride. L'EShare W90 garantisce un facile collegamento al proprio notebook, mentre l'AnyCo V8 combina telecamera, microfono e altoparlanti in un'unica soluzione e assicura una buona qualità audio. In questo modo è possibile avviare le riunioni in pochi secondi e standardizzare facilmente le sale riunioni ibride.

Nelle moderne sale riunioni operano in sinergia numerosi sistemi: schermi o proiettori, apparecchiature per videoconferenze, microfoni, altoparlanti e diverse sorgenti di segnale. Senza un sistema di controllo centralizzato, questi componenti devono spesso essere gestiti singolarmente: uno sforzo superfluo che richiede tempo e crea margini di errore. Affinché le riunioni possano iniziare in modo efficiente e svolgersi senza interruzioni tecniche, questi componenti devono comunicare tra loro in modo affidabile ed essere facili da utilizzare.

Un sistema di controllo multimediale centralizzato garantisce che tutte le funzioni possano essere gestite tramite un'interfaccia utente unificata. Accendere lo schermo o il proiettore, selezionare la sorgente appropriata, regolare il volume o avviare una videoconferenza: tutto questo avviene tramite pochi elementi intuitivi. Ciò semplifica l'utilizzo e riduce la possibilità di errori nell'uso quotidiano.

Altrettanto importante è l'interazione dell'infrastruttura tecnica in background. Le soluzioni di gestione del segnale e di rete assicurano che i segnali audio, video e di controllo vengano trasmessi in modo affidabile e che tutti i componenti collaborino senza soluzione di continuità. Esse costituiscono la base per un ambiente di riunione stabile e performante.

Per il controllo e la gestione centralizzati dei moderni sistemi AV, le piattaforme basate su software stanno acquisendo sempre più importanza. Con Atlona Velocity, Ceconet amplia il proprio portafoglio con una potente soluzione di controllo multimediale che consente la gestione, il monitoraggio e la standardizzazione centralizzati delle sale riunioni. Le aziende beneficiano così di un minor carico amministrativo, di un'esperienza utente coerente e di una scalabilità più semplice su più sedi. Allo stesso tempo, integratori e operatori ricevono strumenti per gestire, monitorare e standardizzare in modo efficiente le sale riunioni a livello centrale.

Il portafoglio è completato da collaudate soluzioni di gestione del segnale e di controllo di produttori come Atlona, CYP e BIAMP. Il risultato sono infrastrutture AV olistiche che possono essere adattate in modo flessibile a diversi concetti di spazio e requisiti.

Le soluzioni di montaggio professionali garantiscono linee visive ottimali, il corretto posizionamento di display e telecamere e un cablaggio ordinato. Ciò non solo migliora l'esperienza dell'utente, ma facilita anche la manutenzione e le future espansioni.

A seconda dell'utilizzo dello spazio, vengono impiegate soluzioni fisse o mobili. Mentre i sistemi installati in modo permanente garantiscono un'integrazione duratura e ordinata, le soluzioni mobili per display e presentazioni offrono ulteriore flessibilità per concetti di spazio mutevoli, corsi di formazione o aree di riunione temporanee.

Con le soluzioni di montaggio di Vogel's, Ceconet offre sia sistemi fissi che mobili per le più svariate dimensioni degli spazi e le diverse esigenze. In questo modo si creano sale riunioni che si adattano in modo ottimale alle esigenze degli utenti.

Oggi una moderna sala riunioni non necessita di un panorama tecnologico complesso. È invece determinante l'interazione tra i singoli componenti. Dalla soluzione di visualizzazione adeguata, passando per la tecnologia di videoconferenza e audio, fino alla gestione dei segnali, al controllo multimediale e al montaggio professionale: solo quando tutti gli elementi collaborano senza soluzione di continuità si crea un ambiente di riunione che consente una collaborazione produttiva e riduce al minimo gli ostacoli tecnici.

In qualità di distributore e partner di sistema per la tecnologia AV, IT e di rete, Ceconet supporta aziende, integratori e rivenditori specializzati nella progettazione e nella realizzazione di moderne sale riunioni – dalla selezione dei prodotti alla consulenza tecnica fino all'assistenza a lungo termine.